metode peningkatan mutu pelayanan kebidanan

2.1     Falsafah Mutu

Mutu ( quality ) dapat didefinisikan sebagai keseluruhan karakteristik barang atau jasa yang menunjukkan kemampuan dalam memuaskan kebutuhan konsumen, baik kebutuhan yang dinyatakan maupun kebutuhan yang tersirat.

Perbaikan mutu merupakan upaya transformasi budaya kerja organisasi melalui pengalaman belajar sehingga merubah cara berpikir setiap orang yang terlibat dalam organisasi dan cara organisasi dikelola, sehingga berubah ke arah yang lebih baik.

Contoh falsafah mutu:

a.         Hari esok harus lebih baik dari hari sekarang

b.        Pelanggan puas adalah harapan kami

c.         Meningkatkan mutu pelayaman adalah tekad kami

d.        Apa yang kita tulis sekarang kita kerjakan dan apa yang kita kerjakan kita tulis.

2.2     Pengertian QA

Jaminan Mutu (QA) adalah suatu proses yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu untuk; Menetapkan masalah dan penyebabnya berdasarkan standar yang telah ditetapkan, menetapkan upaya penyelesaian masalah dan melaksanakan sesuai kemampuan menilai pencapaian hasil dengan menggunakan indikator yang ditetapkan, menetapkan dan menyusun tindak lanjut untuk meningkatkan mutu pelayanan.

Walaupun mutu tidak selalu dapat dijamin tetapi dapat diukur. Jika bisa diukur, berarti bisa ditingkatkan dan dapat disempurnakan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi indikator kunci mutu dalam pelayanan, memonitor indikator tersebut dan mengukur mutu hasilnya. Salah satu faktor yang perlu diperhatikan adalah mengidentifikasi proses – proses kunci yang mengarah pada hasil tersebut (outcome). Dengan berfokus pada upaya peningkatan proses, tingkat mutu dari hasil yang dicapai akan meningkat. Jadi, upaya pendekatan yang dilakukan diawali dari jaminan mutu (QA), mengarah pada peningkatan mutu yang proaktif (QI).

2.3     Kegunaan QA

2.3.1    Dapat lebih meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan.

Peningkatan efektifitas yang dimaksud di sini erat hubungannya dengan dapat diselesaikannya masalah yang tepat dengan cara penyelesaian masalah yang benar. Karena dengan diselenggarakannya program menjaga mutu dapat diharapkan pemilihan masalah telah dilakukan secara tepat serta pemilihan dan pelaksanaan cara penyelesaian masalah telah dilakukan secara benar.

2.3.2    Dapat lebih meningkatkan efesiensi pelayanan kesehatan.

Peningkatan efesiensi yang dimaksudkan disini erat hubungannya dengan dapat dicegahnya penyelenggaraan pelayanan yang berlebihan atau yang dibawah standar. Biaya tambahan karena pelayanan yang berlebihan atau karena harus mengatasi berbagai efek samping karena pelayanan yang dibawah standar akan dapat dicegah.

2.3.3    Dapat lebih meningkatkan penerimaan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan.

Peningkatan penerimaan ini erat hubungannya dengan telah sesuainya pelayanan kesehatan yang diselenggarakan dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat sebagai pemakai jasa pelayanan. Apabila peningkatan penerimaan ini dapat diwujudkan, pada gilirannya pasti akan berperan besar dalam turut meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara keseluruhan.

2.3.4    Dapat melindungi pelaksana pelayanan kesehatan dari kemungkinan munculnya gugatan hukum.

Pada saat ini sebagai akibat makin baiknya tingkat pendidikan dan keadaan sosial ekonomi masyarakat serta diberlakukannya berbagai kebijakan perlindungan publik, tampak kesadaran hukum masyarakat makin meningkat pula. Untuk melindungi kemungkinan munculnya gugatan hukum dari masyarakat yang tidak puas terhadap pelayanan kesehatan, tidak ada pilihan lain yang dapat dilakukan kecuali berupaya menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang terjamin mutunya. Dalam kaitan itu peranan program menjaga mutu jelas amat penting, karena apabila program menjaga mutu dapat dilaksanakan dapatlah diharapkan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu, yang akan berdampak pada peningkatan kepuasan para pemakai jasa pelayanan kesehatan.

2.4     Jenis QA (Jaminan Mutu)

2.4.1    Program menjaga mutu prospektif (Yang diselenggarakan sebelum pelayanan kesehatan)

Adalah program menjaga mutu yang diselenggarakan sebelum pelayanan kesehatan. Pada bentuk ini perhatian utama lebih ditunjukkan pada standar masukan dan standar lingkungan yaitu pemantauan dan penilaian terhadap tenaga pelaksana, dana, sarana, di samping terhadap kebijakan, organisasi, dan manajemen institusi kesehatan.

Prinsip pokok program menjaga mutu prospektif sering dimanfaatkan dan tercantum dalam banyak peraturan perundang-undangan, di antaranya : Standardisasi (Standardization),perizinan (Licensure), Sertifikasi (Certification), akreditasi (Accreditation).

Prinsip-prinsip pokok program menjaga mutu

a.    Standarisasi

Standar adalah keadaan ideal atau tingkat pencapaian tertinggi dan sempurna yang dipergunakan sebagai batas penerimaan minimal, atau disebut pula sebagai kisaran variasi yang masih dapat diterima (Clinical Practice Guideline, 1990).

b.    Lisensi (Perizinan)

1)             Standarisasi perlu diikuti dengan perizinan untuk mencegah pelayanan yang tidak bermutu

2)             Izin menyelenggarakan pelayanan kesehatan hanya diberikan kepada institusi kesehatan yang telah memenuhi standar yang telah ditetapkan

c.    Sertifikasi

1)             Sertifikasi adalah tindak lanjut dari perizinan, yakni memberikan sertifikat (pengakuan) kepada institusi kesehatan yang benar-benar telah dan atau tetap memenuhi persyaratan

2)             Ditinjau serta diberikan secara berkala

d.    Akreditasi

1)             Akreditasi adalah bentuk lain dari sertifikasi yang nilainya dipandang lebih tinggi

2)             Dilakukan secara bertingkat, yakni sesuai dengan kemampuan institusi kesehatan.

3)             Ditinjau serta diberikan secara berkala.

2.4.2    Program menjaga mutu konkruen

Yang dimaksud dengan Program menjaga mutu konkuren adalah yang diselenggarakan bersamaan dengan pelayanan kesehatan.

Pada bentuk ini perhatian utama lebih ditujukan pada standar proses, yakni memantau dan menilai tindakan medis, keperawatan dan non medis yang dilakukan.

a.    Diselenggarakan bersamaan dengan pelayanan kesehatan

b.    Perhatian utama pada standar proses, memantau dan menilai tindakan medis dan non medis yg dilakukan. Apabila kedua tindakan tersebut tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, maka berarti pelayanan kesehatan yang diselenggarakan kurang bermutu.

c.    Proram menjaga mutu ini paling sulit dilaksanakan, hal ini antara lain disebabkan karena ada faktor tenggang rasa antara sesama teman sejawat yang dinilai

2.4.3    Program menjaga mutu retrospektif

Yang dimaksud dengan program menjaga mutu restrospektif adalah yang diselenggarakan setelah pelayanan kesehatan.

Pada bentuk ini perhatian utama lebih ditujukan pada standar keluaran, yakni memantau dan menilai penampilan pelayanan kesehatan, maka obyek yang dipantau dan dinilai bersifat tidak langsung, dapat berupa hasil kerja pelaksana pelayanan .atau berupa pandangan pemakai jasa kesehatan. Contoh program menjaga mutu retrospektif adalah : Record review, tissue review, survei klien dan lain-lain.

a.    Diselenggarakan setelah selesainya pelayanan kesehatan

b.    Perhatian utama pada standar keluaran

c.    Jika penampilan tersebut di bawah standar yang telah ditetapkan maka berarti pelayanan kesehatan yang diselenggarakan kurang bermutu.

1)    Contoh program menjaga mutu

a.    Review Rekam Medis

Penampilan pelayanan dinilai dari rekam medis yang digunakan pada pelayanan kesehatan. Semua catatan yang ada dalam rekam medis dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.

b.    Review Jaringan

Penampilan pelayanan kesehatan yang dinilai adalah dari jaringan yang diangkat pada tindakan pembedahan. Misalnya tindakan apendiktomi, jika gambaran patologi anatomi dari jaringan yang diangkat sesuai degan diagnosa yang ditegakkan, maka mutu pelayanannya baik.

c.    Survei Klien

Penampilan pelayanan dinilai dari pandangan pemakai jasa.

2.3.4    Program menjaga mutu Internal

a.         Program Menjaga Mutu dilaksanakan oleh suatu organisasi yang dibentuk di dalam institusi kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan.

b.        Sebaiknya keanggotaan organisasi pelaksana program menjaga mutu adalah mereka yang meyelenggarakan pelayanan kesehatan (dapat semuanya atau hanya perwakilan).

c.         Pembentukan organisasi sebaiknya pada setiap unit organisasi yang bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan.

2.3.5    Program menjaga mutu Eksternal

a.         Dilaksanakan oleh suatu organisasi khusus yang dibentuk di luar institusi pelayanan kesehatan

b.         Merupakan pelengkap program menjaga mutu internal, yang perannya lebih banyak bersifat lembaga pembanding. (Apabila terdapat perselisihan pendapat tentang hasil penilaian mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh program menjaga mutu internal)

Jika dibandingkan antara program menjaga mutu internal dengan program menjaga mutu eksternal maka program menjaga mutu internal yang lebih baik, karena program menjaga mutu akan lebih mudah tercapai (penyelenggaranya terlibat langsung).

Juga untuk dapat menyelenggarakan program menjaga mutu eksternal dibutuhkan sumber daya yg tidak sedikit (dalam banyak hal sulit dipenuhi)

2.5     Tahapan/Langkah Peningkatan Mutu

2.5.1    Siklus Deming

Siklus PDCA atau Plan – Do – Check – Action dipopulerkan oleh W Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993) seorang Professor, Pengarang Buku, Pengajar dan Konsultan. Ia dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga siklus ini sering disebut juga dengan siklus Deming. Siklus PDCA atau Siklus ‘Rencanakan – Kerjakan – Cek – Tindaklanjuti adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.

Deming yang merupakan pencetus dari siklus PDCA ini mengatakan bahwa jika organisasi ingin menghasilkan mutu dari produk atau jasa yang akan dihasilkan, maka roda siklus PDCA harus berputar. Artinya, proses Plan Do Check Action harus dijalankan. Pekerjaan harus direncanakan. Rencana yang telah dibuat harus dijalankan. Pelaksanaan pekerjaan dimonitoring, diukur atau dinilai. Hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan untuk merencanakan pengembangan berikutnya. Demikian seterusnya sehingga siklus PDCA berjalan dan organisasi akan selalu mampu memenuhi standar mutu dan berkembang secara berkelanjutan.

Siklus PDCA dapat diibaratkan seperti sebuah bola yang harus di dorong naik menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan yang letaknya di atas. Untuk itu diperlukan upaya dan tenaga yang tidak sedikit untuk mencapai tujuan tersebut. Tanpa upaya, mustahil bola siklus PDCA tersebut akan mencapai tujuannya. Hal ini menunjukkan bahwa untuk mencapai mutu tertentu itu harus diupayakan, diusahakan dan di dukung oleh semua pihak yang berkepentingan. Mutu yang baik tidak mungkin datang dengan sendirinya. Namun dalam upaya mendorong bola siklus PDCA tersebut ke atas, selain diperlukan upaya dan tekad untuk mendorongnya sampai di atas juga diperlukan alat untuk mengganjal agar bola siklus PDCA ini tidak turun ke bawah tetapi bisa di tahan pada level tertentu. Alat untuk mengganjal hal tersebut adalah standar. Jika target pada level tertentu sudah tercapai maka bola siklus PDCA ini bisa di dorong lagi lebih ke atas. Demikian seterusnya sampai bola siklus PDCA ini mencapai tujuan

a.         Siklus PDCA

1)        Plan (Perencanaan)

Dalam tahapan siklus PDCA ini tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisa masalah. Tentukanlah masalahnya. Identifikasi dengan tepat. Beberapa management tools yang bisa digunakan dalam tahap ini antara lain Drill Down, Cause & Effect Diagrams dan The 5 Whys

2)        Do (Kerjakan)

Mengembangkan dan menguji beberapa solusi yang potensial. Fase ini melibatkan beberapa kegiatan:

a.         Menghasilkan solusi yang mungkin.

b.        Memilih yang terbaik dari solusi tersebut, bisa dengan menggunakan Impact Analysis

c.         Menerapkan atau menguji solusi yang di dapat pada skala kecil atau group kecil atau pada area yang terbatas.

Dalam siklus PDCA, Do bukanlah menjalankan proses tetapi melakukan uji coba atau test. Proses dijalankan pada tahap Act.

3)        Check (Cek)

Mengukur tingkat efektifitas hasil uji test solusi yang dikerjakan dan menganalisa apakah hal itu bisa diterapkan dengan cara lain. Pada tahap ini kita mengukur seberapa efektif percobaan yang telah dilakukan pada tahap siklus PDCA sebelumnya yaitu: Do. Selain itu, tahapan ini juga menarik pembelajaran sebanyak mungkin sehingga nantinya bisa dihasilkan hasil yang lebih baik.

Dalam tahapan siklus PDCA Do dan Check – dengan melihat skala dan area perbaikan yang akan dilakukan – kita dapat mengulangi tahapan ini sebelum ke tahapan berikutnya jika dirasa perlu. Jika hasilnya sudah memuaskan barulah kita dapat menuju ke tahap siklus PDCA berikutnya yaitu: Act

4)        Act (Tindaklanjuti)

Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya. Jika tahapan ini sudah selesai dan kita sudah sampai di tahapan berikutnya yang lebih baik, kita bisa mengulang proses ini dari awal kembali untuk mencapai tahapan yang lebih tinggi.

Siklus PDCA memberikan kita tahapan proses pemecahan masalah yang terukur dan akurat. Siklus PDCA ini efektif untuk:

a.         Membantu penerapan Kaizen atau Proses Perbaikan Terus Menerus. Ketika siklus PDCA ini diulangi kembali ia akan membuka kemungkinan untuk menemukan area baru yang perlu ditingkatkan.

b.        Mengindentifikasi solusi solusi baru untuk meningkatkan proses berulang secara signifikan.

b.        Membuka cakrawala yang lebih luas akan solusi masalah yang ada, mengujinya dan meningkatkan hasilnya dalam proses yang terkontrol sebelum diimplementasikan secara luas.

c.         Menghindari pemborosan sumber daya secara luas.

2.5.2    Penerapan TQM

TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada anggota organisasi (sumber daya manusianya) dan masyarakat TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output). Tujuan utama Total Quality Management adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus. Dengan demikian, juga Quality Management sendiri yang harus dilaksanakan secara terus-menerus.

Delapan alat TQM yang diuraikan adalah sebagai berikut:

a.         Curah Pendapat (Sumbang Saran) – Brainstorming

Curah pendapat adalah alat perencanaan yang dapat digunakan untuk mengembangkan kreativitas kelompok. Curah pendapat dipakai, antara lain untuk menentukan sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah atau merencanakan langkah-langkah suatu proyek.

b.        Diagram Alur (Bagan Arus Proses)

Bagan arus proses adalah satu alat perencanaan dan analisis yang digunakan, antara lain untuk menyusun gambar proses tahap demi tahap untuk tujuan analisis, diskusi, atau komunikasi dan menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.

c.         Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk menganalisis masalah-masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).

d.        Ranking Preferensi

Alat ini merupakan suatu alat interpretasi yang dapat digunakan untuk memilih gagasan dan pemecahan masalah di antara beberapa alternatif.

e.         Analisis Tulang Ikan

Analisis tulang ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat) merupakan alat analisis, antara lain untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dan menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu proses.

f.         Penilaian Kritis

Penilaian kritis adalah alat bantu analisis yang dapat digunakan untuk memeriksa setiap proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu kita untuk memikirkan apakah proses itu memang dibutuhkan, tepat, dan apakah ada alternatif yang lebih baik.

g.        Benchmarking

Benchmarking adalah proses pengumpulan dan analisis data dari organisasi kita dan dibandingkan dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari proses ini akan menjadi patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan benchmarking adalah bagaimana organisasi kita bisa dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik.

h.        Diagram Analisa Medan Daya (Bidang Kekuatan)

Diagram medan daya merupakan suatu alat analisis yang dapat digunakan, antara lain untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu sasaran dan mengidentifikasi berbagai sebab yang mungkin serta pemecahan dari suatu masalah atau peluang.

2.5.3    Penerapan ISO

ISO 9001:2000 merupakan salah satu standar persyaratan sistem manajamen mutu (SMM). ISO 9001:2000 adalah nomor acuan pada seri standar internasional yang menjabarkan kriteria tentang SMM. Pada standar tersebut terdapat persyaratan yang mendasar bagi organisasi apapun yang berminat untuk menerapkan standar ini. Standar ini merupakan seri ISO yang menjadi best seller dan diadopsi secara luas oleh organisasi di seluruh dunia. Keberhasilan seri ISO 9001:2000 disebabkan pada sistem yang diterapkan dilandasi oleh suatu sistem yang konsisten, sistem pengedalian dan pencegahan serta upaya peningkatan secara berkelanjutan (Indranata, 2006).

Manajemen ISO 9001:2000 dapat meningkatkan mutu karena diterapkan prinsip PDCA (Plan Do Check Action), visi, misi, dan kebijakan jelas serta adanya sasaran mutu sebagai bentuk keinginan untuk meningkatkan mutu. Orientasi pelayanan mutu dan target adalah kepuasan pelanggan, masalah menjadi lebih jelas, persepsi dan pelayanan yang efektif dan efisien (Suardi, 2003).

Secara umum adanya pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat antara lain :

a.         Adanya konsistensi pelaksanaan/aktifitas di organisasi dan mampu telusur. Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah :

1)        Memberikan pendekatan praktik  yang terbaik (best practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.

2)        Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa).

3)        Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.

b.        Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.

Oleh karena itu sistem tersebut diperlukan untuk :

1)        Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.

2)        Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi  proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk (product operation).

3)        Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.

c.         Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.

Manfaat penerapan SMM dari perpektif  tersebut adalah :

1)        Sebagai sarana pemasaran yang efekfif.

2)        Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.

3)        Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/organisasi.

4)        Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien.

5)        Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan instruksi yang lebih baik.

6)        Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya. 

d.        Adanya pemastian mutu

Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis  yang dapat digunakan untuk :

1)        Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM.

2)        Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya.

3)        Sarana bekerja dengan benar dan terkendali disetiap waktu.

4)        Sistem Manajemen  dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis.

5)        Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/organisasi.

2.6     Prinsip Jaminan Mutu

2.6.1    Berorientasi kedepan untuk mempertemukan kebutuhan dan harapan pasien dan masyarakat

2.6.2    Memfokuskan pada sistem dan proses

2.6.3    Menggunakan data untuk menganalisis proses penyampaian pelayanan

2.6.4    Mendorong suatu pendekatan diri dalam pemecahan masalah dan peningkatan mutu

2.7     Dimensi Mutu

Fedoroff dan Irawan (2006) merumuskan lima dimensi mutu yang menjadi dasar untuk mengukur kepuasan, yaitu :

a.         Tangible (bukti langsung)

Yang meliputi fasilitas fisik, peralatan, personil, dan media komunikasi yang dapat dirasakan langsung oleh pelanggan. Dan untuk mengukur dimensi mutu ini perlu menggunakan indera penglihatan.

b.        Reliability (keandalan)

Yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang tepat dan terpercaya. Pelayanan yang terpercaya artinya adalah konsisten. Sehingga Reliability mempunyai dua aspek penting yaitu kemampuan memberikan pelayanan seperti yang dijanjikan dan seberapa jauh mampu memberikan pelayanan yang tepat atau akurat.

c.         Responsiveness (ketanggapan)

Yaitu kesediaan/kemauan untuk membantupelanggan dan memberikan pelayanan yang cepat. Dengan kata lain bahwa pemberi pelayanan harus responsif terhadap kebutuhan pelanggan. Responsiveness juga didasarkan pada persepsi pelanggan sehingga faktor komunikasi dan situasi fisik disekitar pelanggan merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

d.        Assurance (jaminan kepastian)

Yaitu pengetahuan dan kesopanan karyawan dankemampuannya untuk memberikan rasa percaya dan keyakinan atas pelayanan yangdiberikan kepada pelanggan. Dan komponen dari dimensi ini yaitu keramahan,kompetensi, dan keamanan.

e.         Emphaty (empati)

Yaitu membina hubungan dan memberikan pelayanan sertaperhatian secara individual pada pelanggannya.

Pendapat lain mengenai dimensi mutu juga dijelaskan oleh Oki (2000) dalam tujuh dimensi diantaranya yaitu sebagai berikut :

a.         Time, yaitu seberapa lama customer anda harus menunggu layanan pelayanan Anda

b.        Timeliness, yaitu apakah layanan pelayanan andadapat diberikan sesuai janji.

c.         Completeness, yaitu apakah semua bagian atau item daripelayanan anda, dapat diberikan pada customer 

d.        Courtes, yaitu apakah karyawan yang berada di "garis depan" menyapa dan melayani customer anda dengan ramah dan menyenangkan.

e.         Consistency, yaitu apakah layanan pelayanan anda selalu dilakukan dengan cara yang sama untuk semua customer .

f.         Accessbility and convenience

Yaitu apakah layanan pelayanan anda mudah dijangkau dan dinikmati.

g.        Responsiveness

Yaitu apakah karyawan anda selalu tanggap dan dapat memecahkan masalah yang tidak terduga ? Selain pendapat-pendapat di atas mengenai dimensi mutu.

Tjong (2004) juga menjelaskan dimensi dari mutu pelayanan dalam lima dimensi, diantaranya yaitu sebagai berikut :

a.         Dapat Dipercaya (Reliability)

Dapat dipercaya artinya konsisten, dan pelayanan akan dapat diberikan jika dapatdipercaya oleh pelanggan.

b.         Responsif (Responsiveness)

Responsif secara sederhana dapat didefinisikan sebagai kecepatan dan ketanggapan.

c.         Buat Pelanggan Merasa Dihargai (Makes Customer Feel Valued)

Pelanggan mempunyai pikiran bahwa merekalah yang orang yang sangat penting saat itu, sehingga perlu diperhatikan bagaimana menghargai pelanggan.

d.        Empati (Empaty)

Empati merupakan keahlian yang sangat bermanfaat, karena melalui empati dapat menjembatani pembicaraan kepada solusi. Dan melalui empati, pemberi pelayananakan berada di sisi yang sama dengan pelanggan sehingga dapat lebih memahami kebutuhan pelanggan.

2.8       Organisasi Mutu

Ada beberapa kriteria Organisasi Mutu yaitu:

2.8.1    Fokus Pada Pelanggan

2.8.2    Fokus Pada Pencegahan Masalah

2.8.3    Investasi Pada Manusia

2.8.4    Memiliki Strategi Mutu

2.8.5    Memperlakukan Keluhan Sebagai Peluang Untuk Belajar.

2.8.6    Memiliki Definisi Karakteristik Mutu Bagi Semua Wilayah Organisasi

2.8.7    Memiliki Kebijakan dan Rencana Mutu

2.8.8    Manajemen Senior Adalah Pengarah Mutu

2.8.9    Proses Peningkatan Melibatkan Semua Orang

2.8.10  Fasilitator Mutu Mengarahkan Proses Peningkatan

2.8.11  Anggota Tampak Mewujudkan Mutu Kreativitas Dikembangkan

2.8.12  Peran dan Tanggung Jawab Jelas

2.8.13  Memiliki Strategi Penilaian Yang Jelas

2.8.14  Memandang Mutu Sebagai Makna Untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

2.8.15  Jangka Panjang

2.8.16  Mutu Dipandang Sebagai Bagian Budaya

2.8.17  Pengembangan Mutu Dalam Garis (batas) Strategi Bersama Sebagai Suatu Yang Penting.

2.8.18  Mempunyai Misi Khusus

2.9       Model jaminan Mutu

2..9.1      Tahap Analisa Sistem

Tahap Analisa sistem merupakan kegiatan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya

a.         Mengidentifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal dari analisa sistem. Dalam tahap ini didefinisikan masalah yang harus dipecahkan dengan munculnya pertanyaan yang ingin dipecahkan.

b.        Memahami Kerja Sistem yang Ada

Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang sudah ada berjalan. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan melakukan penelitian terhadap sistem.

c.         Menganalisis Sistem

Berdasarkan data yang sudah diperoleh maka dilakukan analisa hasil penelitian yang sudah dilakukan untuk mendapatkan pemecahan masalah yang akan dipecahkan

d.        Membuat Laporan

Laporan perlu dibuat sebagai dokumentasi dari penelitian. Tujuan utamanya adalah sebagai bukti secara tertulis tentang hasil analisa yang sudah dilakukan.

2.9.2    Tahap Pendekatan Tim

Pendekatan Tim sudah dimulai sejak saat Jaminan Mutu mulai dilaksanakan. Pendekatan Tim dalam Pemecahan Masalah adalah suatu pendekatan untuk memecahkan masalah, dalam hal ini adalah masalah mutu pelayanan (masalah kompleks), yang terjadi di dalam organisasi pelayanan secara tim dengan mengikuti langkah-langkah dalam siklus pemecahan masalah (Problem Solving Cycle) dan mempergunakan alat-alat pemecahan masdalah (Quality Improvement Tool) serta berdasarkan data. Istilah masalah kompleks yang ditujukan terhadap masalah Keluaran yaitu outcome dan output pelayanan kesehatan. Kepuasan pasien adalah keluaran, maka masalah tentang kepuasan pasien akan dilihat sebagai mutu pelayanan. Kompleksitas masalah itu dapat terjadi dalam berbagai bentuk, antara lain sebagai berikut:

a.         Besaran atau magnitude suatu masalah yang kompleks lebih sulit ditentukan;

b.        Penyebab masalah yang kompleks lebih sulit diketahui atau dimengerti;

c.         Pengumpulan data harus dilakukan untuk mengidentifikasi penyebab suatu masalah yang kompleks;

d.        Suatu intervensi khusus diperlukan untuk menghilangkan penyebab masalahnya;

e.                     Diperlukan suatu pemantauan khusus terhadap kemajuan pelaksanaan pemecahan masalah untukm menentukan apakah masalah kompleks tersebut telah dapat dipecahkan.

Diharapkan organisasi pelayanan dapat memecahkan masalah mutu dua atau tiga dalam setahun. Proses pemecahan masalah dilaksanakan dalam waktu kurang lebih 3 bulan. Dimana pemecahan masalah tersebut, apabila menurut hasil evaluasi dinilai berhasil, akan menjadi SOP organisasi pelayanan untuk kegiatan yang bersangkutan. Sehingga dengan ini diharapkan organisasi dapat memberikan pelayanan berdasarkan SOP dengan mutu yang terjamin serta hasil sesuai dengan yang diharapkan, baik oleh pengguna, pelaksana maupun pimpinan. Yang penting adalah nahwa Puskesmas selalu bekerja dalam menemukan dan memecahkan masalah yang kompleks tanpa henti-hentinya.

2.10     Indikator Jaminan Mutu

Untuk mengukur tercapai tidaknya standar yang telah ditetapkan,maka digunakan indikator (tolok ukur), yaitu yang menunjuk pada ukuran kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan.Makin sesuai sesuatu yang diukur dengan indikator,makin sesuai pula keadaannya dengan standar yang telah ditetapkan.Sesuai dengan jenis standar dalam program menjaga mutu, maka indikatorpun dibedakan menjadi :

a.         Indikator persyaratan minimal

Yaitu indikator persyaratan minimal yang menunjuk pada ukuran terpenuhi atau tidaknya standar masukan, lingkungan dan proses. Apabila hasil pengukuran berada di bawah indikator yang telah ditetapkan pasti akan besar pengaruhnya terhadap mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan.

b.        Indikator penampilan minimal

Yaitu indikator penampilan minimal yang menunjuk pada ukuran terpenuhi atau tidaknya standar penampilan minimal yang diselenggarakan. Indikator penampilan minimal ini sering disebut indikator keluaran. Apabila hasil pengukuran terhadap standar penampilan berada di bawah indikator keluaran maka berarti pelayanan kesehatan yang diselenggarakan tidak bermutu.

Berdasarkan uraian di atas mudah dipahami, apabila ingin diketahui (diukur) adalah faktor-faktor yang mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan (penyebab), maka yang dipergunakan adalah indikator persyaratan minimal. Tetapi apabila yang ingin diketahui adalah mutu pelayanan kesehatan (akibat) maka yang dipergunakan adalah indikator keluaran (penampilan).

2.11     Manfaat Program Jaminan Mutu

2.11.1  Dapat meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan

Peningkatan efektifitas pelayanan kesehatan ini erat hubungannya dengan dapat di atasinya masalah kesehatan secara tepat, karena pelayanan kesehatan yang diselenggarakan telah sesuai dengan kmajuan ilmu dan teknologi dan ataupun standar yang telah ditetapkan.

2.11.2  Dapat meningkatkan efisiensi pelayanan kesehatan

Peningkatan efisiensi yang dimaksudkan ini erat hubungannya dengan dapat dicegahnya pelayanan kesehatan yang dibawah standar dan ataupun yang berlebihan. Biaya tambahan karena harus menangani efek samping atau komplikasi karena pelayanan kesehatan dibawah standar dapat dihindari. Demikian pula halnya mutu pemakaian sumber daya yang tidak pada tempatnya yang ditemukan pada pelayanan yang berlebihan.

2.11.3Dapat meningkatkan penerimaan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan.

Peningkatan penerimaan ini erat hubungannya dengan telah sesuainya pelayanan kesehatan dengan kebutuhan dan tuntutan pemakai jasa pelayanan. Apabila peningkatan penerimaan ini dapat diwujudkan, pada gilirannya pasti akan berperanan besar dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara keseluruhan.

2.11.4  Dapat melindungi penyelenggara pelayanan kesehatan dan kemungkinan timbulnya gugatan hukum

Pada saat ini sebagai akibat makin baiknya tingkat pendidikan masyarakat, maka kesadaran hukum masyarakat juga telah semakin meningkat. Untuk mencegah kemungkinan gugatan hukum terhadap penyelenggara pelayanan kesehatan, antara lain karena ketidak puasan terhadap pelayanan kesehatan, perlulah diselenggarakan pelayanan kesehatan yang sebaik-baiknya. Dari uraian ini, mudah dipahami bahwa terselenggaranya program menjaga mutu pelayanan kesehatan mempunyai peranan yang amat besar dalam melindungi penyelenggara pelayanan kesehatan dan kemungkinan timbulnya gugatan hukum, karena memang pelayanan kesehatan yang diselenggarakan telah terjamin mutunya

2.12     Ruang Lingkup Kegiatan

2.12.1  Membangun Kesadaran Mutu

Merupakan upaya penggeseran cara pandang peran dan fungsi organisasi pelayanan kesehatan dari ”memberi obat” ke ”melayani pasien”, dari ”pemeriksaan cepat” ke ”pemeriksaan sesuai standar”, dari ”pekerjaan saya” ke ”pekerjaan kita“ dan dari “pelayanan yang tidak ramah” menjadi pelayanan yang ramah dan penuh senyum”. Petugas organisasi pelayanan kesehatan harus mendapat keyakinan bahwa pendekatan Jaminan Mutu akan memberikan perubahan yang bermakna bagi kualitas pelayanan yang diberikan dan bersama-sama dalam satu tim mampu mengidentifikasi masalah di lingkungan pelayanan dan kemudian mencarikan jalan terbaik bagi pemecahan masalah tersebut.

2.12.2  Pembentukan Tim Jaminan Mutu

Berdasarkan Surat Keputusan kepala organisasi pelayanan kesehatan dan mendapat dukunghan dari kepala organisasi tersebut dan petugas lainnya. Tim Jaminan Mutu dapat terdiri dari sub-tim yang mempunyai fungsi tertentu: sub-tim pembuatan standar, sub-tim pelaksanaan dan sub-tim penilaian kepatuhan terhadap standar dan evaluasi.Tim Jaminan Mutu harus mendapatkan pelatihan tentang jaminan mutu. Jumlah anggota tim atau sub-tim dapat berkisar 4-5 orang.

2.12.3  Pembuatan Alur Kerja dan Standar Pelayanan

Alur pelayanan ditempel di dinding agar mudah diketahui dan sebagai penunjuk jalan bagi pasien maupun pengunjung unit pelayanan kesehatan.  Alur kerja: loket, alur keja pelayanan, laborsatorium, apotik, dan lain sebagainya yang dibuat dalam bentuk skema, dibingkai dan ditempel di masing-masing ruang pelayanan terkait serta terlihat oleh petugas. Pembuatan alur kerja ini sekaligus dapat diikuti dengan identifikasi berbagai hambatan/kendala yang membuat alur kerja ini tidak jalan atau membutuhkan waktu yang lama. Standar pelayanan medik yang penting dibuat dalam bentuk algoritme medik, misalnya styandar penatalaksanaan diare, penatalaksanaan demam pada anak, penatalaksanaan anak dengan batuk dan kesulitan bernafas, penatalaksanaan pasien TB paru, dan lain-lain.

2.12.4  Penilaian Kepatuhan Terhadap Standar

Untuk menilai tingkat kepatuhan, digunakan daftar tilik penilaian yang telah disiapkan terlebih dahulu. Penilaian tingkat kepatuhan dilakukan oleh rekan kerja dari unit pelayanan kesehatan lain (peer review) atau sejawat dari unit pelayanan yang sama tetapi harus dijaga kerahasiaan rekan yang ditunjuk sebagai penilai ataupun supervisor dari Dinas Kesehatan Kabupaten. Sesuai dengan kegunaannya daftar tilik dipakai untuk mengukur kelengkapan sarana dan prasarana, pengetahuan pemberi pelayanan, standar kompetensi teknis petugas dan persepsi penerima pelayanan.

2.12.5  Penyampaian Hasil Kegiatan

Data temuan yang terkumpul diolah dan dianalisa untuk kemudian disajikan dalam Lokakarya Mini oraganisasi/unit pelayanan. Jika nilai tingkat lkepatuhan di bawah 80% maka keadaan ini perlu diperbaiki dengan melakukan intervensi terhadap penyebab rendahnya tingkat kepatuhan terhadap standar.

2.12.6  Survei Pelanggan

Dilakukan secara sederhana dengan membuat kuesioner kemudian dibagikan kepada pasien/klien sambil diminta untuk diisi dan segera mengembalikannya pada kotak yang tersedia di Puskesmas.

Jika ditemukan lebih darei 5% pasien/klien tidak puas, perlu dilakukan tindakan segera untuk mengetahui sebab-seba kertidakpuasan pasien, misalnya melalui studi kualitatif (disklusio kelompok atau wawancara mendalam) atau menggunakan kuesioner terstruktur melalui wawancara langsung kepada pasien/klien

2.12.7  Penyusunan Rencana Kegiatan

Sebelumnya tim jaminan mutu secara bersama-sama melakukan analisis permasalahan melalui siklus pemecahan masalah yanmg terdiri dari:

a.         Identifikasi masalah

b.        Penentuan prioritas masalah

c.         Mencari penyebab masalah

d.        Mencari alternatif pemecahan masalah

e.         Menetapkan pemecahan masalah

f.         Menyusun rencana kegiatan pemecahan masalah.

PoA antara lain berisi:

Penanggungjawab pelaksana kegiatan: membuat alat bantu kerja.
Pendekatan yang digunakan untuk meningkatkan kepatuhan: kalakarya

Melengkapi sarana yang kurang: realokasi atau pengaturan

Cara pemantauan kemajuan pelaksanaan kegiatan

Dari pengalaman ini Puskesmas akan mengerti bahwa mutu itu dapat ditingkatkan oleh petugas Puskesmas secara mandiri, tanpa bantuan dari luar dan dengan menggunakan cara yang sederhana hingga ke cara yang lebih kompleks.

Untuk mempermudah proses pemecahan masalah, beberapa instrumen mutu sederhana dapat digunakan, misalnya:

a.         Curah pendapat (brain storming), untuk menggali berbagai alternatif pemecahan masalah dan solusinya;

b.        Muliple Criteria Utility Assessment (MCUA), untuk pengambilan keputusan bersama;

c.         Check List

d.        Diagram alur (flowchart) untuk menjelaskan komponen yang terlibat dalam proses;

e.         Diagram Ishikawa (diagram tulang ikan) untukn menggali kemungkinan penyebab.

f.         Data matrik.

2.12.8 Pemantauan dan Supervisi

Kunjungan penyelia (supervisor) kabupaten/kota untuk berkunjung secara berkala (1-3 bulan sekali) ke Puskesmas untuk memantau status kegiatan jaminan mutu di suatu Puskesmas.

Beberapa masalah yang ditemui dapat diatasi dengan perbaikan proses pelaksanaan, akan tetapi dapat pula terjadi masalah yang ditemui hanya bisa diatasi dengan bantuan sarana-prasarana dari kabupaten/kota, bahkan mungkin diperlukan bantuan teknis dari propinsi atau arah kebijakan dari pemerintah pusat.

Keberhasilan kegiatan pemantauan dan supervisi sangat tergantung pada konsistensi kegiatan (teratur, taat azas serta berkesinambungan), kapasitas (pengetahuan dan ketrampilan) penyelia untuk memberikan bantuan teknis, daftar tilik pemantauan, data status kegiatan dan adanya dukungan kepala unit organisasi dan Kepala Dinas Kesehatan kabupaten/kota untuk mengatasi masalah/hambatan yang muncul.

2.12.9  Evaluasi       

Evaluasi dilakukan pada akhir siklus kerja tim jaminan mutu (3-6 bulan). Pada akhir tahun, Tim Jaminan Mutu Puskesmas melakukan Penilaian Kinerja Jaminan Mutu yang telah dilakukan bertempat di aula Dinas Kesehatan Kabupaten/kota. Bahan presentasi mencakup pencapaian program terhadap indikator keberhasilan yang telah ditetapkan dan penyampaian identifikasi proses pembelajaran atas pelaksanaan kegiatan selama ini serta rekomendasi/saran tindaklanjut. Keberhasilan suatu organisasi pelayanan menjalankan suatu kegiatan dapat menumbuhkan inspirasi dan bahkan menjadi tolok banding (benchmarking) oleh organisasi pelayanan lainnya untuk meniru/mencontoh dengan melakukan kunjungan lapangan ke organisasi pelayananyang telah berhasil tersebut.

2.13     Tahap-Tahap Pelaksanaan Jaminan Mutu

2.13.1  Tahap Pelaksanaan Analisis Sistem dan Supervisi

a.    Cara pelaksanaan analisis sistem/supervisi dengan cara Peer Review (ulasbalik kesejawatan).dengan mengikuti cara perputaran Robin.

Pengamatan tingkat kepatuhan dilakukan oleh sejawat yang sama dari Puskesmas lain menggunakan instrumen berupa Daftar Tilik (checklist).

Daftar Tilik berisi item-item yang harus dilaksanakan oleh petugas kesehatan dalam memberikan pelayanan kesehatan. Analisis Sistem merupakan suatu audit atau penilaian terhadap mutu pelayanan kesehatan, adapun penilaian meliputi beberapa aspek:

1)        Kepatuhan terhadap standar

Pengamatan dilakukan untuk menilai kepatuhan petugas terhadap standar yang ada dalam memberikan pelayanan kesehatan.
Cara supervisor memeriksa kepatuhan terhadap standar:

a.         Ambil secara acak masing-masing 3 Catatan Medik pasien yang relevan dan telah dilaksanakan pengukuran terhadap standar.

b.        Periksa Catatan Medik tersebut dan catat hasil temuan pada kolom yang tersedia.

Kecenderungan dari beberapa petugas kesehatan yang mematuhi Daftar Tilik artinya melakukan semua yang terdapat di dalam Daftar Tilik, akan tetapi tidak mematuhi Standar. Contohnya: poetugas kesehatan mungkin telah menanyakan semua pertanyaan yang menyangkut anamnesis dan melakukan pemeriksaan terhadap geejala klinik, tetapi salah melakukan klasifikasi/diagnosis atau salah memberikan pengobatan. Sebagai akibatnya dapat terjadi persepsi/anggapan yang keliru tentang Jaminan Mutu, yaitu petugas Puskesmas menganggap Jaminan Mutu adalah Daftar Tilik.

2)        Pengetahuan Petugas Puskesmas

Selain pengamatan, juga akanm dilakukan wawancara oleh pengamat tentang pengetahuan petugas yang diamati, menggunakan alat bantu berupa Daftar Tilik.

3)        Pengetahuan Pasien

Wawancara juga dilakukan terhadap pasien/pengantar untuk mengetahui pengetahuan mereka tentang penyakit atau pelayanan yang diberikan berhubungan dengan kunjungannya ke Puskesmas. Wawancara dilakukan setelah pasien selesai mendapatkan pelayanan sewaktu akan meninggalkan Puskesmas (exit interview) menggunakan instrumen Daftar Tilik.

4)        Ketersediaan Sarana (Obat dan Alat)

Dilakukan pengamatan ketersediaan alat dan obat yangg mendukung pelayanan kesehatan yang bersangkutan, menggunakan instrumen berupa Daftar Tilik.

Pengisian Daftar Tilik cukup dengan memberikan tanda ’v’ pada kotak yang tersedia sesuai dengan hasil pengamatan dan jawaban.

b.           Area Pelayanan yang dilakukan pengamatan

Area Pelayanan Kesehatan Dasar penting adalah: Pelayanan Antenatal, Batuk dan Kesulitan Bernafas, Imunisasi. Untuk selanjutnya Puskesmas akan melakukan pengamatan untuk area lainnya sesuai dengan prioritas (kondisi) setempat.

c.         Pelaksana

Empat atau lima petugas kesehatan dalam satu organisasi, biasanya terdiri dari seorang dokter, bidan, perawat, tenaga gizi dan atau Jurim yang telah mendapat Pelatihan Analisis Sistem, sehingga mereka terampil dalam menggunakan Daftar Tilik untuk melakukan pengamatan langsung terhadap petugas. Pelayanan kesehatan yang sedang dilakukan harus telah berdasarkan suatu Standar Pelayanan yang telah disepakati.

d.        Jumlah sampel

Untuk setiap area akan dikumpulkan sejumlah 25 kasus. Ada kalanya setelah melakukan pengamatan selama 5-6 hari dalam kutrun waktu dua minggu, tetapi tidak terkumpul 25 kasus, maka pengamatannya dihentikan, dan data yang akan digunakan cukup dengan jumlah yang sudah terkumpul saja.

e.         Cara melakukan pengumpulan data

1)                  Pengamatan Langsung

2)                  Wawancara terhadap petugas Puskesmas yang diamati

3)                  Wawancara dengan pasien/klien

4)                  Ketersediaan Peralatan Essensial

f.                    Jumlah petugas yang diamati

Tujuan pengamatan ialah menentukan Tingkat Kepatuhan Puskesmas, maka pengamatan dilakukan terhadap sebanyak mungkin petugas Puskesmas (jika Petugas Puskesmas lebih dari seorang), kecuali dokter, kalau dokter hanya seorang saja. Diupayakan melakukan pengamatan seproposional mungkin dengan jumlah pasien yang diperiksa oleh petugas kesehatan yang diamati.

g.        Pengolahan dan analisa

Data yang terkumpul dibuat tabulasi, kemudian dihitung tingkat kepatuhan/tingkat pengetahuan/tingkat kelengkapan sarana dengan mempergunakan rumus sebagai berikut: Tingkat kepatuhan = Jumlah Ya Jumlah (Ya + Tidak)

h.        Penyusunan Rencana Kegiatan atau Plan of Action

Organisasi pelayanan kesehatan tetangga yang melakukan pengamatan, setelah mengolah data akan memberikan umpan balik kepada unit pelayanan yang diamati. Umpan balik tersebut diberikan pada Lokakarya di tingkat kabupaten. Setelah menerima umpan balik tersebut, maka Puskesmas segera membuat suatu Rencana Kegiatan atau Plan of Action (PoA) untuk meningkatkan Tingkat Kepatuhan Petugas terhadap Standar, tingkat pengetahuan serta tingkat kelengkapan sarana, sehingga menjadi sekurang-kurangnya 80%. PoA tersebut antara lain berisi: penanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan, pendekatan yang digunakan untuk meningkatkan kepatuhan dan cara pemantauan kemajuan pelaksanaan kegiatan. Contoh:

1)        Membuat job aid yang dapat dipergunakan sebagai alat Bantu bagi petugas agar selalu ingat standar pelayanan.

2)        Melakukan kalakarya (on the job training) untuk meningkatkan ketrampuilan dan pengetahuan petugas.

3)        Melengkapi sarana yang masih kurang dengan cara realokasi atau pengaturan.

i.          Pemantauan dan Supervisi

Selama organisasi pelayanan melaksanakan rencana kegiatan (PoA) maka diharapkan Supervisor kabupaten/kota akan sering berkunjung ke organisasi pelayanan untuk membantu petugas kesehatan meningkatkan Tingkat Kepatuhan terhadap Standar.

Selain oleh Supervisor kabupaten/kota, maka kepala organisasi pelayanan juga harus memantau petugas Puskesmas.

Ada dua hal yang harus menjadi perhatian Supervisor, yaitu:

1)        Apakah petugas Puskesmas mematuhi Standar? Apakah semua kegiatan yang terdapat di dalam Standar dikerjakan?

2)        Apakah petugas Puskesmas melaksanakan Standar dengan benar?

Misalnya di dalam Standar menyebutkan harus mengukur tekanan darah, pengamat akan melihat petugas yang diamati melakukan pengukurasn tekanan darah secara tepat dan benar.

Evaluasi

Tiga sampai enam bulan setelah ulasbalik kesejawatan yang pertama dilakukan lagi ulasbalik kesejawatan yang kedua, dengan cara dan instrumen yang sama, tetapi cukup dengan mengumpulkan 12 pengamatan. Penyajian data sama dengan ulasbalik kesejawatan yang pertama.

Tingkat kepatuhan/pengetahuan/ketersediaan sarana yang diperoleh pada peer review pertama (25 kasus) dibandingkan dengan hasil peer review kedua (12 kasus) dan diharapkan terjadi peningkatan tingkat kepatuhannya.

2.13.2  Tahap Pelaksanaan Pendekatan Tim dalam Pemecahan Masalah

Pendekatan Tim sudah dimulai sejak saat Jaminan Mutu mulai dilaksanakan. Pendekatan Tim dalam Pemecahan Masalah adalah suatu pendekatan untuk memecahkan masalah, dalam hal ini adalah masalah mutu pelayanan (masalah kompleks), yang terjadi di dalam organisasi pelayanan secara tim dengan mengikuti langkah-langkah dalam siklus pemecahan masalah (Problem Solving Cycle) dan mempergunakan alat-alat pemecahan masalah (Quality Improvement Tool) serta berdasarkan data.

Istilah masalah kompleks yang ditujukan terhadap masalah Keluaran yaitu outcome dan output pelayanan kesehatan. Kepuasan pasien adalah keluaran, maka masalah tentang kepuasan pasien akan dilihat sebagai mutu pelayanan. Kompleksitas masalah itu dapat terjadi dalam berbagai bentuk, antara lain sebagai berikut:

a.    Besaran atau magnitude suatu masalah yang kompleks lebih sulit ditentukan;

b.    Penyebab masalah yang kompleks lebih sulit diketahui atau dimengerti;

c.    Pengumpulan data harus dilakukan untuk mengidentifikasi penyebab suatu masalah yang kompleks;

d.    Suatu intervensi khusus diperlukan untuk menghilangkan penyebab masalahnya;

e.    Diperlukan suatu pemantauan khusus terhadap kemajuan pelaksanaan pemecahan masalah untukm menentukan apakah masalah kompleks tersebut telah dapat dipecahkan.

Diharapkan organisasi pelayanan dapat memecahkan masalah mutu dua atau tiga dalam setahun. Proses pemecahan masalah dilaksanakan dalam waktu kurang lebih 3 bulan. Dimana pemecahan masalah tersebut, apabila menurut hasil evaluasi dinilai berhasil, akan menjadi SOP organisasi pelayanan untuk kegiatan yang bersangkutan. Sehingga dengan ini diharapkan organisasi dapat memberikan pelayanan berdasarkan SOP dengan mutu yang terjamin serta hasil sesuai dengan yang diharapkan, baik oleh pengguna, pelaksana maupun pimpinan. Yang penting adalah nahwa Puskesmas selalu bekerja dalam menemukan dan memecahkan masalah yang kompleks tanpa henti-hentinya.

2.14     Cara Menjaga Kelangsungan jaminan Mutu di Puskesmas

Cara menjaga kelansungan Jaminan Mutu di Puskesmas adalah:

2.14.1  Mempertahankan tingkat kepatuhan terhadap standar, dalam arti profesionalisme petugas dalam memberikan pelayanan tetap memegang ‘best practice’.

2.14.2  Mengintegrasikan Jaminan mutu ke dalam sistem manajemen Puskesmas yang telah ada yaitu Perencanaan Tingkat Puskesmas, Lokakarya Mini Puskesmas dan Penilaian Kinerja Puskersmas dengan cara:

a.         Identifikasi masalah melalui Penilaian Kinerja

b.        Proses pemecahan masalah melalui PTP

c.         Evaluasi dan monitoring melalui Lokakarya Mini Puskesmas.